AlcoHelp 2. Руководство пользователя

Подробная информация о работе в программе AlcoHelp 2.1.x


Изменения в статье



1. О руководстве


Данное руководство актуально для программы AlcoHelp 2 версий 2.1.х.


2. О программе


Программа AlcoHelp 2 позволяет работать в единой государственной автоматизированной системе (далее – ЕГАИС) для передачи сведений о производстве, импорте алкогольной, спиртосодержащей и иной продукции, производить её отгрузку, списание, постановку на баланс, а также принимать продукцию от контрагентов.


3. Системные требования


Программа AlcoHelp 2 может работать на операционных системах семейства Windows (x86 или x64): XP / Vista / 7 / 8 (8.1) / 10.


4. Установка и запуск программы


Для установки программы необходимо запустить инсталлятор AlcoHelp 2.1.x Setup.exe и следовать его инструкциям:


Установка программы


Для запуска программы необходимо кликнуть на рабочем столе или в меню Пуск по ярлыку Alcohelp 2. Откроется главное окно программы и появится сообщение о создании базы данных (далее – БД). Так как это первый запуск, нужно нажать кнопку Yes:


Создание базы данных


Далее появится сообщение о том, что не найден файл лицензии:


Проверка лицензии


Без лицензии программа будет работать в ограниченном режиме: без возможности получать и отправлять документы. Для того чтобы активировать программу, нужно на вкладке Информация и настройки нажать кнопку Выбрать рядом с полем Лицензия и выбрать файл лицензии. После этого программу нужно перезапустить.


Активация программы

ВНИМАНИЕ! Один файл лицензии работает только с одним подразделением организации. Если несколько подразделений (с разными КПП) должны работать с ЕГАИС, то в таком случае для каждого подразделения должна быть сформирована своя лицензия для программы AlcoHelp 2.

Теперь всё готово для работы с ЕГАИС! После запуска программы появится главное окно, которое состоит из вкладок:

• товарно-транспортные накладные;

• остатки алкогольной продукции;

• акты и отчёты;

• запросы в ЕГАИС;

• информация и настройки.

В каждой из вкладок можно осуществлять поиск по различным параметрам.


Главное окно программы


Также в окне отображается идентификатор организации в ЕГАИС (далее – ФСРАР ИД), статус универсального транспортного модуля (далее – УТМ) и действие, который на данный момент выполняется программой (действие Ожидание означает, что программа ожидает действий от пользователя, то есть на данный момент никакие задачи не выполняются).

Информация о программе, лицензии, контактные данные указаны на вкладке Информация и настройки.

Основной принцип работы программы AlcoHelp 2 с ЕГАИС заключается в том, что при отправке какого-либо запроса или документа в эту систему, она присылает ответ (в виде какого-либо документа) или результаты обработки (квитанции) в течение некоторого времени (обычно в течение 5-10 минут, но, возможно, и больше, в зависимости от загруженности ЕГАИС).

В следующих разделах будет подробна рассмотрена работа со всеми элементами программы. Для удобства вся информация будет разделена по категориям пользователей.


5. Организации общественного питания


Для организаций общественного питания (далее – общепит) в программе AlcoHelp 2 есть возможность:

• принимать алкогольную продукцию (далее – АП) от поставщиков;

• формировать возвратные товарно-транспортные накладные (далее – ТТН);

• отменять проведение документов;

• запрашивать потерянные ТТН;

• контролировать остатки продукции;

• проводить акты списания и постановки на баланс.


5.1. Получение товарно-транспортных накладных


Для получения ТТН от поставщика нужно на вкладке Товарно-транспортные накладные нажать кнопку Загрузить ТТН/квитанции:


Список полученных ТТН

Для просмотра более подробной информации по ТТН нужно два раза щёлкнуть левой кнопкой мыши по строке списка:


Информация о ТТН

5.2. Обработка товарно-транспортных накладных


Если информация в ТТН соответствует действительности, то данную ТТН нужно подтвердить: для это нужно нажать кнопку Подтвердить.

Если информация, содержащаяся в ТТН, указана неверно (например, не совпадает наименование, объём АП и т.п.), то данную ТТН нужно отказать: для этого нужно нажать кнопку Отказать.

Если в ТТН по какой-либо позиции АП указано количество больше, чем получено по факту, или указаны позиции, которых по факту нет, в таком случае нужно сформировать акт расхождения (разногласия), в котором указывается количество фактически полученной АП, и отправить его нажатием на кнопку Расхождение:


Указание количества фактически полученной АП

ВНИМАНИЕ! Обрабатывать ТТН нужно только при получении АП и проверки соответствия информации, указанной в самой ТТН.

Если по факту получено больше АП, чем указано в ТТН, то в таком случае отправитель этой АП может прислать дополнительную ТТН, с указанием этого излишка.

После отправки актов в главном окне программы будут отображены статусы, которые отражают текущее состояние документа:


Статусы ТТН

После обработки актов ЕГАИС присылает ответ (квитанцию) о результатах той или иной операции. Чтобы загрузить эти квитанции нужно нажать кнопку Загрузить ТТН/квитанции. После получения квитанций, статусы будут изменены:


Результат обработки актов

В случае отправки акта расхождения, статус ТТН изменится на Ожидание ответа от отправителя. Это значит, что отправитель ТТН должен подтвердить данный акт расхождения, либо его отказать. В случае подтверждения ТТН будет считаться подтверждённой с теми данными по количеству, которые были указаны в акте и статус ТТН станет Расхождение подтверждено. Если акт будет отказан, в таком случае накладная будет распроведена и статус ТТН в программе изменится на Расхождение отказано.

Если ТТН была случайно подтверждена или отказана в таком случае можно отправить запрос на отмену проведения. Для этого нужно открыть ТТН и нажать кнопку Отмена проведения. Отправитель ТТН увидит данный запрос и аналогично акту расхождения должен подтвердить, либо отказать его. В случае подтверждения запроса статус ТТН в ЕГАИС сбрасывается (в программе отображается как ТТН распроведена), что даёт возможность повторно обработать ТТН. В случае отмены запроса, статус ТТН в ЕГАИС остаётся прежним, а в программе отображается как Запрос на отмену проведения ТТН отменён.


5.3. Остатки продукции


После того, как ТТН будет подтверждена, либо акт расхождения по данной ТТН будет подтверждён отправителем, вся продукция, содержащаяся в ней, перейдёт на остатки (как запросить остатки?).


5.4. Списание продукции


Остатки алкогольной продукции всегда должны находиться в актуальном состоянии, поэтому для общепита необходимо делать списание продукции (как списать продукцию?).


5.5. Постановка на баланс


Если необходимо поставить продукцию на баланс, то в таком случае в программе нужно сформировать документ Акт постановки на баланс. Перед тем, как сформировать данный акт, нужно предварительно запросить справочник алкогольной продукции производителя (как получить справочник АП?).

После получения справочника АП можно приступить к формированию акта постановки на баланс (как сформировать акт постановки на баланс?).


5.6. Возврат продукции


При необходимости возврата продукции поставщику в программе AlcoHelp 2 есть возможность сформировать возвратную ТТН. Чтобы это сделать нужно открыть ТТН со статусом Подтверждено, указать количество возвращаемой продукции в колонке Количество по факту и нажать кнопку Возврат – будет создана копия ТТН с типом Возврат:


Список ТТН

Данную ТТН нужно заполнить и отправить поставщику (как отправить ТТН?).


6. Производители алкогольной продукции


Для производителей АП, использующих УТМ, необходимо формировать отчёты для фиксации объемов производства в ЕГАИС. Для этого необходимо иметь в программе AlcoHelp 2 актуальный справочник АП. Для тех, кто ранее использовал программные средства ЕГАИС (далее –ПС ЕГАИС) этот справочник уже содержит в себе перечень продукции (как запросить справочник АП?), для остальных производителей в этот справочник нужно добавить производимую АП (как добавить АП в справочник?).

После того, как справочник АП будет получен, можно приступить к формированию отчёта (как сформировать отчёт о производстве?). Отчёт формируется по факту разлива продукции по бутылкам, банкам, кегам и т.п. После отправки отчёта нужно убедиться, что он проведён в ЕГАИС (как проверить статус документа?).

После проведения отчёта в ЕГАИС, вся продукция, содержащаяся в нём, будет переведена на остатки (как запросить остатки?). После этого можно приступить к формированию и отправке ТТН получателю (как отправить ТТН?).


7. Импортёры алкогольной продукции


Для фиксации сведений о ввезенной алкогольной продукции, импортёрам нужно сформировать и отправить в ЕГАИС отчёт об импорте. Перед этим нужно убедиться, что справочник АП в программе AlcoHelp 2 получен (как запросить справочник АП?), а также подготовить информацию об иностранной организации – поставщике продукции (где найти информацию?). Если иностранного контрагента нет в справочнике, то его можно добавить самостоятельно (как добавить иностранную организацию в справочник?).

После получения справочника АП можно сформировать отчёт (как сформировать отчёт об импорте?). После отправки отчёта нужно убедиться в том, что он проведён в ЕГАИС (как проверить статус документа?).

После успешной обработки документа вся продукция, указанная в нём, будет перемещена на остатки (как запросить остатки?) и после этого можно приступить к её отгрузке (как отправить ТТН?).


8. Отправка товарно-транспортной накладной


Для отправки ТТН нужно её открыть и в разделе Контрагенты добавить получателя. Для этого нужно указать только ИНН получателя, если он является индивидуальным предпринимателем (далее – ИП) или ИНН и КПП, если получатель –организация, и нажать кнопку Найти – все необходимые данные будут автоматически загружены:


Получатель ТТН

Если появилось сообщение о том, что получатель не найден, нужно запросить справочник по этому получателю (как запросить справочник организации / ИП?).

При необходимости можно заполнить транспортный раздел (данный раздел не является обязательным для заполнения), для этого нужно включить его в разделе Дополнительно.

Далее нужно указать количество возвращаемой продукции. Колонки Партия и Упаковка не обязательны для заполнения. После указания всех необходимых данных, ТТН можно сохранить и отправить:


Формирование ТТН

Перейти к разделу: Организации общественного питания / Возврат продукции
Перейти к разделу: Производители алкогольной продукции
Перейти к разделу: Импортёры алкогольной продукции

8.1. Обработка квитанций и запросов


После отправки статус ТТН изменится на Отправлено. Через некоторое время ЕГАИС отправит квитанции о результатах обработки документа. Для загрузки квитанций нужно нажать кнопку Загрузить ТТН/квитанции. Если ТТН будет зафиксирована в ЕГАИС и направлена получателю, то статус изменится на Проведена. Данную ТТН получатель должен обработать: подтвердить, либо отказать. После подтверждения ТТН получателем, статус изменится на Подтверждено, в случае отказа – на Отказано:


Список ТТН

Если получатель сформирует расхождение по данной ТТН, то статус изменится на Получено расхождение. В таком случае нужно открыть ТТН с таким статусом, нажать кнопку Расхождение и выбрать вариант обработки данного запроса:


Обработка акта расхождения

В случае подтверждения акта расхождения, ТТН будет считаться подтверждённой с тем количеством, которое указано в колонке Количество по факту, и статус в программе AlcoHelp 2 изменится на Расхождение подтверждено. Если акт будет отказан, то ТТН будет считаться отказанной, статус в таком случае изменится на Расхождение отказано.

Если получатель случайно отказал или подтвердил ТТН, то для того, чтобы отменить какое-либо из этих действий, он должен отправить запрос на отмену проведения ТТН. При получении такого запроса, отправитель ТТН в программе AlcoHelp 2 увидит статус Получен запрос на отмену проведения ТТН. Для того, чтобы обработать данный запрос, нужно открыть ТТН с таким статусом, нажать кнопку Проведение и выбрать вариант обработки запроса: подтвердить, либо отказать отмену проведения:


Обработка запроса на отмену проведения ТТН

В случае подтверждения запроса, ЕГАИС отменит подтверждение или отказ ТТН и данную ТТН получатель можно повторно обработать. Для отправителя статус ТТН в программе AlcoHelp 2 изменится на ТТН распроведена. При отказе запроса на отмену проведения, статус ТТН в ЕГАИС не изменится, а в программе AlcoHelp 2 для отправителя ТТН статус изменится на Запрос на отмену проведения ТТН отменён.


9. Остатки алкогольной продукции


Для того, чтобы получить информацию об остатках нужно в главном окне программы перейти на вкладку Остатки алкогольной продукции и нажать кнопку Обновить. Будет отправлен запрос в ЕГАИС. Информация об этом отобразится в разделе Информация:


Информация о запросe остатков.

Для получения остатков нужно ещё раз нажать кнопку Обновить. Если по какой-либо причине остатки продукции в течении часа не пришли, то в таком случае запрос можно отправить повторно. Для этого нужно нажать кнопку Перезапросить.

ВНИМАНИЕ! ЕГАИС обрабатывает только один запрос на остатки в час.

При обработке остатков продукции автоматически формируются запросы на справку 1. Также при следующем запросе остатков обрабатываются сами справки 1, полученные от ЕГАИС. Те позиции остатков, для которых уже есть справки 1 в программе, будут отображаться с датой розлива. Чтобы отключить обработку справок 1, нужно отключить параметр Обновить в разделе Справка 1:


Остатки продукции.

9.1. Добавление марок


Начиная с версии программы AlcoHelp 2.1.11, вся маркируемая АП, марки для которой не указаны, отображается жёлтым цветом. Чтобы добавить марки, нужно два щёлкнуть левой кнопкой мыши по строке. Откроется окно, в котором можно добавить информацию, отсканировав федеральную специальную или акцизную марку:

Добавление марок.


Для просмотра уже отсканированных марок нужно нажать кнопку Марки:


Марки.

Данные марки можно будет указать в акте списания АП.


Перейти к разделу: Организации общественного питания / Остатки продукции
Перейти к разделу: Производители алкогольной продукции
Перейти к разделу: Импортёры алкогольной продукции
Перейти к разделу: Отчёт о производстве

10. Документы


Для создания документов, таких как акты списания, акты постановки на баланс, отчёты об импорте и производстве, необходимо:

• перейти на вкладку Акты и отчёты;

• нажать кнопку Создать;

• указать номер документа;

• указать тип документа (при выборе типа документа Отчёт об импорте, нужно выбрать также и тип продукции);

• нажать кнопку Создать.


Создание документа.

Созданный документ отобразится в списке, чтобы его открыть нужно по нему два щёлкнуть левой кнопкой мыши:


Созданный документ.

Ниже будет более подробное рассмотрено формирование каждого типа документов.


Перейти к разделу: Акт списания
Перейти к разделу: Акт постановки на баланс
Перейти к разделу: Отчёт о производстве
Перейти к разделу: Отчёт об импорте

10.1. Акт списания


В акте нужно указать один из следующих типов (причину списания):

• пересортица;

• недостача;

• уценка;

• порча;

• потери;

• проверки;

• арест;

• реализация;

• производственные потери;

• иные цели.

ВНИМАНИЕ! В случае реализации продукции (момент вскрытия тары) её нужно списать не позднее следующего дня.

Для выбора продукции нужно нажать кнопку Выбрать, отметить необходимые позиции и нажать кнопку Добавить:


Добавление продукции в акт списания.

Далее необходимо указать то количество продукции, которое необходимо списать. Жёлтым цветом будут выделены те позиции, для которых нужно указать марки:


Формирование акта списания.

ВНИМАНИЕ! Для списания фасованной продукции количество указывается в штуках (бутылки, банки и т.п.), для нефасованной – в декалитрах.

Для указания марок, нужно выделить позицию и нажать кнопку Марки. В появившемся окне есть две таблицы: в левой указывается перечень марок, который был заранее сформирован в разделе программы Остатки алкогольной продукции, в правой таблице отображаются марки, добавленные в акт списания для конкретной АП. Для того, чтобы переместить заранее отсканированные марки в акт, нужно из левой таблицы выделить марку и нажать кнопку Перенести. Чтобы перенести все марки, нужно нажать кнопку Перенести всё. Если марки заранее не были добавлены, то можно их отсканировать. Для этого нужно нажать кнопку Сканировать и отсканировать нужное количество марок:


Добавление марок в акт списания.

После заполнения количества, акт списания нужно сохранить и отправить.

ВНИМАНИЕ! Акт списания формируется в формате 3 версии. Для его отправки требуется использовать версию УТМ не ниже 2.1.6!


Перейти к разделу: Организации общественного питания / Списание продукции

10.2. Акт постановки на баланс


В данном акте нужно указать тип (причину) постановки:

• пересортица;

• излишки;

• продукция, полученная до 01.01.2016;

• собственное производство / сливы продукции.

При указании типа Пересортица, в акте постановки на баланс нужно указать идентификатор акта списания (идентификатор акта списания отображается в самом акте). Для того, чтобы добавить продукцию, нужно:

• нажать кнопку Выбрать продукцию;

• выбрать тип продукции;

• отметить продукцию;

• нажать кнопку Добавить.


Добавление продукции в акт постановки на баланс.

Далее нужно заполнить все необходимые данные по продукции:


Формирование акта постановки на баланс.

После того, как все необходимые поля будут заполнены, нужно сохранить и отправить документ.


Перейти к разделу: Организации общественного питания / Постановка на баланс

10.3. Отчёт о производстве


Окно отчёта состоит из двух частей: Сырье и Продукция


Отчёт о производстве.

Для выбора продукции нужно нажать кнопку Выбрать в разделе Продукция, где в появившемся окне необходимо выбрать тип продукции и отметить позиции и нажать кнопку Добавить:


Добавление продукции в отчёт о производстве.

Выбранная продукция отобразится в разделе Продукция. Для примера была выбрана немаркированная фасованная продукция. В данном случае для такой продукции нужно указать количество бутылок (банок и т. п.) или пластмассовых кег (невозвратных) в штуках, и номер партии:


Формирование отчёта о производстве немаркированной продукции.

Для немаркированной нефасованной продукции (металлические кеги, вовзратные) количество продукции указывается в декалитрах.

После заполнения всех данных данный отчёт можно сохранить и отправить.

ВНИМАНИЕ! К немаркированной продукции относится пиво, медовуха, сидр, пуарэ.

Для маркированной продукции в отчёте должно быть указано сырье, используемое при её производстве. Для указания сырья в отчёте, нужно чтобы оно находилось на остатках (как посмотреть остатки?). Чтобы добавить сырьё в отчёт, нужно нажать кнопку Выбрать в разделе Сырьё, в появившемся окне выделить необходимые позиции и нажать кнопку Добавить. Выбранные позиции будут отображены в разделе Сырьё. Для сырья нужно указать только количество в декалитрах, которое было использовано при производстве. Аналогично нужно добавить готовую продукцию в раздел Продукция:


Формирование отчёта о производстве маркированной продукции.

Также для маркированной продукции нужно указать информацию о марках. Для этого нужно в разделе Продукция выделить позицию и нажать кнопку Марки. Откроется окно Марки алкогольной продукции. Для того, чтобы добавить марку, нужно нажать кнопку Добавить. Для добавления марки, нужно выделить сроку и нажать Удалить. Для каждой марки нужно заполнить колонки Серия марки, Начало марки, Конец марки и Тип марки. Тип марки можно посмотреть в Приложении 1. После заполнения всех данных нужно нажать кнопку Сохранить, для сохранения информации в отчёт, и Закрыть, для закрытия окна:


Информация о марках алкогольной продукции.

Далее отчёт можно сохранить и отправить.


Перейти к разделу: Производители алкогольной продукции

10.4. Отчёт об импорте


В отчёте нужно заполнить следующие данные:

• номер и дата контракта;

• номер и дата грузовой таможенной декларации (далее –ГТД), при отсутствии данного документа нужно указать номер и дату ТТН, по которой была получена импортная АП;

• ФСРАР ИД, наименование, адрес и код страны поставщика;

• количество и номер партии продукции (при отсутствии номера партии, можно указать любой).

Для добавления продукции, нужно нажать кнопку Выбрать, выбрать при необходимости тип продукции, отметить необходимые позиции, нажать кнопку Добавить, после чего закрыть окна выбора АП:


Добавление продукции в отчёт об импорте.

Если продукция маркированная, то для неё нужно также указать информацию о марках. Для этого нужно выделить позицию АП в отчёте и нажать кнопку Марки. В появившемся окне для добавления марки нужно нажать кнопку Добавить. Для добавления марки, нужно выделить сроку и нажать Удалить. Для каждой марки нужно заполнить колонки Серия марки, Начало марки, Конец марки и Тип марки. Тип марки можно посмотреть в Приложении 1. После заполнения всех данных нужно нажать кнопку Сохранить, для сохранения информации в отчёт, и Закрыть, для закрытия окна.

После указания всех необходимых данных, отчёт об импорте нужно сохранить и отправить:


Формирование отчёта об импорте.

Перейти к разделу: Импортёры алкогольной продукции

10.5. Статусы документов


Для получения результата обработки отчёта, нужно нажать кнопку Получить ответ от ЕГАИС. После обработки квитанций от ЕГАИС статус документа будет изменён на:

Документ принят на обработку – отчёт был получен ЕГАИС и ожидает обработки, либо уже обрабатывается.

Документ проведён – отчёт прошёл проверку в ЕГАИС, вся продукция, указанная в нём, переходит на остатки.

Ошибка обработки документа или Документ содержит ошибки – обнаружены ошибки в документе.


Статус документа.

Чтобы посмотреть комментарий ЕГАИС по результату обработки, нужно открыть документ и нажать кнопку Квитанции:


Просмотр квитанции документа.

Если документ содержит ошибки, нужно их исправить, сохранить внесенные изменения и повторно отправить.


Перейти к разделу: Производители алкогольной продукции
Перейти к разделу: Импортёры алкогольной продукции

10.6. Отмена проведения документа


Если в документе обнаружилась неверная информация, после того, как он был проведён в ЕГАИС, в таком случае можно сделать отмену проведения документа. Для этого на вкладке Акты и отчёты нужно:

• выделить документ со статусом Документ проведён;

• нажать кнопку Отменить документ;

• получить ответ от ЕГАИС о результате отмены (статус документа должен измениться на Документ распроведён).



11. Запросы в ЕГАИС


В программе AlcoHelp 2 можно отправлять следующие запросы на получение:

• справочника организации или ИП;

• справочника АП;

• справочника спирта;

• справочник спиртосодержащей продукции (далее – ССП);

• справки 1 и справки 2.

Для создания какого-либо запроса нужно на вкладке Запросы в ЕГАИС:

• нажать кнопку Отправить запрос;

• выбрать тип запроса;

• ввести данные, по которым будет осуществляться запрос (ИНН, ФСРАР ИД ,Код АП, ИД);

• нажать кнопку Отправить для отправки запроса.


Формирование запроса.

После отправки любого запроса, его статус изменится на Отправлен. Для получения ответа нужно нажать кнопку Получить ответ от ЕГАИС – программа проверит наличие ответа от ЕГАИС в УТМ, если ответ получен, то статус запроса изменится на Получен:


Список запросов.

Чтобы просмотреть содержимое ответа (справочник или справку), нужно щёлкнуть по нему два раза левой кнопкой мыши:


Содержимое ответа на запрос.

Перейти к разделу: Организации общественного питания / Постановка на баланс
Перейти к разделу: Производители алкогольной продукции
Перейти к разделу: Импортёры алкогольной продукции
Перейти к разделу: Отправка товарно-транспортной накладной

11.1. Добавление алкогольной продукции в справочник


Перед тем как добавить новую АП в справочник, нужно подать уведомление в федеральный реестр алкогольной продукции (далее – ФРАП). Сделать это можно по адресу: http://frap.fsrar.ru. Далее для тех производителей, у кого ещё остался доступ к ПС ЕГАИС, могут добавить АП в справочник с помощью данных средств, иначе АП можно добавить в личном кабинете ЕГАИС: http://egais.ru. После добавления АП в справочник, его нужно повторно запросить в программе AlcoHelp 2.


Перейти к разделу: Производители алкогольной продукции

11.2. Справочник иностранных организаций


Информация об иностранных организациях в виде справочника хранится в личном кабинете ЕГАИС по адресу http://egais.ru. Скачать его можно в разделе Получить ключ.


11.3. Справочник иностранных организаций


Если в справочнике иностранных организаций нет нужной, в таком случае её можно добавить. Для этого нужно войти в личный кабинет ЕГАИС и в разделе Контрагенты нажать кнопку Добавить иностранного контрагента. В появившемся окне надо указать все необходимые данные и нажать кнопку Сохранить. После этого в течение некоторого времени новый иностранный контрагент будет добавлен в справочник.



Поиск по сайту


Информация

Опубликовано: 2017.06.27

Обновлено: 2018.01.12

Просмотров: 1022


Теги

Статьи , Статья по Alcohelp